Авансовый отчет. Форма АО-1 – это документ первичной бухгалтерской отчетности, отображающий целевое использование подотчетных сумм денежных средств, выданных ранее авансом с приложением документов, являющихся доказательством их расходования. Форма отчета унифицирована, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 №55 и кодом по ОКУД 0302001. Для бюджетных организаций предусмотрена другая форма, № , утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н.
Целью составления авансового отчета является последующая проверка расходования средств, выданных авансом, подтверждение руководителем организации их использования, а также последующее списание производственных расходов. Документ заполняется лицом, получившим средства авансом под отчет.
Список лиц, имеющих право получать деньги под отчет, утверждается приказом о подотчетных лицах, который должен быть в наличии в бухгалтерии организации. Денежные средства выдаются через кассу предприятия по , в котором должно быть указано целевое предназначение этой суммы. Срок, на который предоставляется аванс, также утверждается соответствующим приказом по предприятию.
Предоставление командировочных средств осуществляется на основании приказа руководителя или командировочного удостоверения. По окончании командировки, подотчетное лицо обязано предоставить отчет с приложением документов, подтверждающих целесообразность понесенных расходов. Бланк авансового отчета заполняется в одном экземпляре с обеих сторон. Лицевая сторона заполняется подотчетным лицом и содержит следующие данные:
- наименование организации, дату заполнения отчета и его номер;
- фамилию, имя, отчество подотчетного лица, его табельный номер (при наличии), отдел, в котором он числится.
В левом нижнем углу подотчетное лицо заполняет таблицу, которая отображает сведения о предыдущих выданных ему авансах, суммах денежных средств, полученных им в данный момент, их расходе, перерасходе, остатке. На обратной стороне бланка вносится перечень документов, подтверждающих расходование денежных средств (квитанции, чеки ККМ, транспортные документы, командировочное удостоверение и т.п.), а также суммы затрат по каждому из них (графы 1-6). Документы, служащие приложением к отчету, нумеруются в нем в порядке их записи.
В случае, когда аванс был выдан в иностранной валюте, заполняются: строка 1а лицевой стороны, а также графы 6 и 8 оборотной. После заполнения документа подотчетным лицом, он передается на проверку правильности заполнения главному бухгалтеру. Если документ заполнен правильно, бухгалтер ставит отметку, свидетельствующую о том, что отчет утвержден согласно соответствующей сумме (цифрами и прописью), а на лицевой стороне заполняет расписку и передает ее подотчетному лицу.
После проверки бухгалтером авансовый отчет передается на утверждение руководителю, после чего принимает к учету с целью списания соответствующей суммы расходов. Если подотчетное лицо имеет задолженность по ранее выданным авансам, выдача ему последующих сумм осуществлена быть не может.
Часто в компании приходится осуществлять расходы за счет наличных денег, которые выдаются строго определенным должностным лицам. В установленные сроки они должны представить такой бланк, как авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие документы на произведенные ими расходы. Последние нужно указать в заявлении при выдаче денег. Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет по форме АО-1.
В начале каждого года на предприятии желательно издавать приказ по подотчетным лицам, то есть лицам которым разрешено получать денежные средства для осуществления расходов в производственных целях. Здесь же определяются цели и продолжительность времени, в течение которого осуществляется расходование.
Деньги можно выдавать на основании как работникам предприятия, так и привлекаемым со стороны по гражданским договорам людям. Возможно перечисление их на карточку подотчетника.
Обращаем внимание! Обязательность оформления авансового отчета устанавливается Порядком ведения операций по кассе. Его можно не составлять только предпринимателям, которые ведут бухучет в упрощенном виде.
Данный нормативный акт строго определяет перечень направлений выдачи денежных средств в подотчет. К ним относятся приобретение топлива, канцтоваров, хозяйственные и представительские расходы и т.д. Для некоторых операций предусмотрен только безналичный порядок. Также существует лимит расчетов наличными между компаниями по одному договору, который составляет 100 тыс. рублей.
Форма авансового отчета установлена Госкомстатом. Предприятия имеют право на ее основе разрабатывать собственный бланк, в соответствии с особенностями хозяйственной деятельности.
Работник, получивший деньги в подотчет, может заполнять его самостоятельно или передать ответственному бухгалтеру, который в автоматическом режиме составит авансовый отчет форма АО-1, используя подтверждающие первичные документы.
На основании утвержденного этого бланка, работнику предприятия потребуется вернуть неизрасходованные деньги. Для этого следует применять .
Важно! По возвращении из командируемый должен отчитаться по потраченным сумма в течение 3-х рабочих дней после возвращения из нее.
Авансовый отчет образец заполнения
Авансовый отчет по форме АО-1 – лицевая сторона
Рассмотрим подробнее, как заполнить авансовый отчет.
В верхней части бланка указывается наименование фирмы и его код согласно справочнику ОКПО.
Ниже слева, после названия документа, нужно написать его порядковый номер и дату составления. Правая часть, которая начинается после слов «Утверждаю», заполняется руководителем компании. Там он прописью указывает итоговую сумму отчета, ставит должность, подпись, дату утверждения.
Важно! Необходимо помнить, что согласно нормативным документам, лицу нельзя выдавать подотчет, если он не до конца отчитался по предыдущему авансу. Некоторые налоговые инспекции во время проверки налагают за это штраф.
После этого бланк разделяется на две таблицы, которые заполняются бухгалтером. В левой фиксируется движение денежных средств - остаток или перерасход, полученная сумма, потраченная сумма, итоговый остаток.
В правой таблице бухгалтер проставляет корреспонденции счетов и соответствующие им суммы.
Ниже работник указывает сколько документов он предоставляет и сколько листов они занимают.
После проверки бухгалтер указывает прописью и цифрами его сумму и подписывает его. Также документ заверяет главный бухгалтер.
Если у работника остался остаток или был совершен перерасход средств, нужно проставить номер и дату кассового документа и сумму операции.
Также необходимо заполнить и отрывную часть авансового отчета для регистрации его в журнале.
Авансовый отчет по форме АО-1 – оборотная сторона
Эта сторона представляет собой таблицу, в которую подотчетное лицо заносит информацию о предоставляемых документах. Каждому из них должна соответствовать одна строка.
В графу 1 ставится номер строки. В графах 2 и 3 записывается дата и номер подтверждающего документа, в графу 4 - его название.
В графу 5 работник ставит сумму по документу в рублях, или в графу 6 - в валюте.
Все пустые графы необходимо прочеркнуть. В конце таблицы в строке «Итого» записывается общая сумма. После заполнения подотчетное лицо заверяет правильность указанных данных своей подписью.
Бухгалтер после проверки правильности данных и обоснованности расходов заполняет графы 7 и 8 , где ставит сумму, реально принимаемую к учету, а в графе 9 указывает корреспондирующий счет. В дальнейшем обобщенные данные из этих граф переносятся им на лицевую сторону документа.
Нюансы
Под отчет можно выдавать суммы более 100 тысяч рублей - этот лимит не распространяется на расчеты с сотрудниками. Но сумма по любому из представленных документов не должна превышать этот лимит.
Если работник отправляется в командировку за границу, то можно выдать ему подотчетные суммы в валюте. Ее компания самостоятельно обменивает в банке. В таком случае данную сумму указывают по курсу, который был установлен на дату выдачи.
С 2015 года разрешено выдавать в подотчет подрядчикам. Он также после расходования средств обязан предоставить авансовый отчет. Однако в этом случае графа «Табельный номер» не заполняется, а в графе «Должность» указывается «подрядчик».
Подотчетную сумму можно перечислить работнику на карту. Для этого он должен подать заявление, а реквизиты операции (дата и номер платежного поручения) указываются в графе «Получен аванс».
Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.
ФАЙЛЫ
Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.
После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет» .
Как подтверждать расходы
Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и , квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.
Правила по составлению отчета
На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —
- сведения об организации, выдавшей деньги,
- сотруднике, их получившем,
- точная сумма средств,
- цели, на которые они были предназначены.
- здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.
Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.
Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.
Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.
Пример составления авансового отчета
Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.
Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.
- В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО () – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
- Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
- Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.
В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.
В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.
Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).
После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.
Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.
Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается
- их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
- а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.
Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.
Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются
- фамилия, имя, отчество работника,
- номер и дата отчета,
- размер выданных к расходованию средств (прописью),
- а также количество документов подтверждающих затраты.
Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.
Авансовый отчет – это такой документ, который является подтверждением потраченных сумм, которые были взяты из кассы на различные нужды. Заполняется бланк авансового отчета, как правило, сначала подотчетным лицом, а потом уже и работником бухгалтерии. Также к нему прилагаются оправдательные документы. Для его оформления используется унифицированная форма АО-1.
Денежные средства выделяются после подписания приказа о подотчетных лицах. В нем должен быть указан перечень лиц, необходимые суммы, а также их целевое назначение и сроки выдачи. В случае командировки основанием на выдачу определенной суммы может служить командировочное удостоверение сотрудника, на котором стоит виза руководителя, или приказ о командировке.
Образец заполнения авансового отчета
Подотчетное лицо с лицевой стороны бланка указывает название организации, свое полное имя, занимаемую должность и личный табельный номер, а также непосредственно назначение аванса.
На обратной стороне бланка им же указываются те документы, которые подтверждают расход полученных средств с указанием точных сумм. Каждому документу присваивается номер согласно порядку, указанному в отчете, который, вместе с датой, вписывается в первые три графы. В четвертой графе указывается вид расхода, а в пятой и шестой пишется сумма расхода в рублях (графа 5) или валюте (графа 6).
Заполненный подотчетным лицом бланк вместе с оправдательными документами передается работнику бухгалтерии. Тот расписывается в получении всех документов, указывая в конце расписки дату предоставления, и отдает ее подотчетному лицу.
После того, как работник бухгалтерии проверит правильность оформления и заполнения всех полученных документов, а также расходования финансовых средств, идет заполнение граф под номерами 7 и 8, где указываются принятые к учету суммы расходов, а также графы 9 предназначенной под номер бухгалтерских счетов.
На лицевой стороне бланка работник бухгалтерии указывает остаток или перерасход выданного аванса, реквизиты расходных или приходных кассовых ордеров, по которым выполняется окончательный расчет, ну и конечно, ставится виза главного бухгалтера.
В верхней части бланка на лицевой стороне предусмотрена специальная графа, в которой с расшифровкой ставится подпись руководителя организации или уполномоченного человека. Затем подотчетные средства списываются, и происходит окончательный расчет с подотчетным лицом.
Унифицированная форма АО-1 используется для отчетов сотрудников по авансам, полученным от организации. Разберемся с ее оформлением.
Где скачать бланк унифицированной формы АО-1
Бланк унифицированной формы АО-1 и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Скачать форму можно на нашем сайте.
Напомним, что в настоящее время использование унифицированных форм необязательно. При желании авансовый отчет можно составлять на бланке, разработанном организацией и утвержденном ее руководителем.
Подробнее об этом — «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .
Кто и когда составляет авансовый отчет
Авансовый отчет составляет подотчетное лицо, то есть работник:
- получивший деньги на хозяйственные нужды организации;
- или направленный в командировку.
- истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
- выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
- возвращения работника из командировки.
Это предусмотрено подп. 6.3 п. 6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У и п. 26 положения о командировках, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
О последствиях нарушения этого срока читайте в нашем материале «Если работник не отчитался по подотчетным в течение 3 дней, и вы не удержали их из его зарплаты, нужно начислить взносы» .
Отчет составляется в одном экземпляре, к которому прикладываются документы, подтверждающие произведенные работником расходы. Чтобы работники не делали ошибок, целесообразно издать инструкцию о порядке составления авансовых отчетов.
Обратите внимание: с недавних пор авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.
Подробнее об этом — «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью» .
Образец заполнения унифицированной формы АО-1 можно скачать на нашем сайте.
Отчет составлен. Что дальше
Получив от работника авансовый отчет, действуйте в следующем порядке:
- Выдайте работнику расписку в получении отчета (это отрезная часть унифицированной формы АО-1).
- Проверьте целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета работником сумм.
- На оборотной стороне отчета укажите суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.
- Проверенный отчет передайте на утверждение руководителю или уполномоченному на это лицу.
- Утвержденный отчет примите к учету.
- Рассчитайтесь с подотчетником, получив от него неиспользованный остаток аванса или возместив ему перерасход.