В конце 2017 года в нормативно-правовые акты, регулирующие порядок проведения инвентаризации в учреждениях госсектора, были внесены ряд изменений. Основные из них рассмотрим в данной статье.
Нормативно-правовые акты, регулирующие порядок проведения инвентаризации
При проведении инвентаризации государственные учреждения руководствуются:
- Инструкцией, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н);
- Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ);
- приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н);
- Методическими указаниями, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее – Указания № 49).
Стоит отметить, что Минфин России планирует внести изменения в Указания № 49 . В результате данных изменений Указания № 49 больше не будут применяться для учреждений госсектора. Однако данный факт не повлияет на порядок проведения инвентаризации и отражение ее результатов в учете, поскольку порядок проведения инвентаризации устанавливается учетной политикой учреждения.
Изменения в Инструкции № 157н
В то же время, учреждения вправе самостоятельно разработать форму первичного учетного документа и регистра бухгалтерского учета для отражения результатов инвентаризации или дополнить унифицированные. Главным условием в таком случае является наличие обязательных реквизитов первичного документа (регистра), установленных п. 7 Инструкции № 157н и п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ .
Так, для отражения результатов инвентаризации могут применяться:
- Инвентаризационные описи (ф.ф. 0504081-0405089, 0504091);
- Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092);
- Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).
В преддверии годовой инвентаризации финансовое ведомство уточняет требования к ее проведению. Подготовлены изменения в текст , утвержденной . Приказ Минфина России от 27 сентября 2017 г. №148н с соответствующими поправками уже передан на регистрацию в Минюст.
Во-первых, будет прямо указано, что инвентаризацию надо проводить в отношении любых объектов бухгалтерского учета, в том числе на забалансовых счетах. Обратите внимание, в ходе инвентаризации надо проверить даже наличие имущества, числящегося на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)". Порядок проведения этих проверок надо описать в учетной политике. Например, определить дату и время, когда сотрудники лично предъявят имущество инвентаризационной комиссии.
Ознакомиться с пошаговой инструкцией по проведению инвентаризации, а также с порядком отражения ее результатов в учете, можно в "Энциклопедии решений. Госсектор: учет, отчетность, финконтроль" интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите на 3 дня бесплатно!
Во-вторых, в новой редакции будет уточнен порядок отражения в отчетности результатов инвентаризации. Теперь указано, что в годовом отчете надо отразить результаты инвентаризации, проведенной "в целях составления" этой отчетности. Даже если инвентаризационная комиссия подписала протоколы и акты годовой инвентаризации в январе, ее результаты надо учесть при составлении отчетности за истекший год. Ранее использовалась формулировка "перед составлением отчетности" и на этом основании некоторые проверяющие не признавали подписанные в январе материалы инвентаризации в качестве документов, подтверждающих достоверность годового отчета.
"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, N 11
Инвентаризация имущества и обязательств - это обязательное мероприятие, которое должно проводить автономное учреждение перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Данная процедура законодательно регламентирована и закреплена. Рассмотрим в статье существующие правила ее проведения, а также порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.
На необходимость проведения инвентаризации имущества и обязательств указывает ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете).
При проведении инвентаризации проверяются фактическое наличие объектов учета и соответствие полученных результатов данным бухгалтерского учета. Согласно п. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих ей, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами. До настоящего времени федеральные и отраслевые стандарты по бухгалтерскому учету не разработаны и не утверждены, поэтому необходимо руководствоваться действующими документами.
Выявленные при инвентаризации несоответствия подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
Кроме того, для государственных (муниципальных) автономных учреждений установлена обязанность проведения ежегодной инвентаризации (п. 9 Инструкции N 33н <1>) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Ее результаты должны соответствовать данным, отраженным в этой отчетности.
<1> Инструкция о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 25.03.2011 N 33н.
Порядок проведения инвентаризации
Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Порядок N 49). Этот документ распространяется и на организации, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета, то есть и на государственные (муниципальные) учреждения (п. 1.1 Порядка N 49).
Согласно п. 1.5 Порядка N 49, кроме обязательного проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, она непременно должна проводиться:
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки или передачи дел);
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при ликвидации (реорганизации) учреждения перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;
- в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Минфина.
Инвентаризации подлежит все имущество независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств, производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам (п. 1.3 Порядка N 49).
Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.
Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией, утвержденной Приказом Минфина России от 29.08.2001 N 68н, и Инструкцией, утвержденной Приказом Комитета драгоценных металлов и драгоценных камней при Минфине России от 13.04.1992 N 326.
Руководителем учреждения определяются количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, которые подлежат проверке при каждой из них (п. 2.1 Порядка N 49). Для этого в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Если предстоит проделать большой объем работ, то для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии.
Персональный состав этих комиссий утверждает руководитель организации. В них включаются представители администрации учреждения, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Дополнительно к их работе могут быть подключены представители службы внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Порядка N 49).
Согласно п. 2.4 Порядка N 49 до начала работы комиссии и проверки фактического наличия имущества необходимо получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель комиссии визирует документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)". Это послужит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица (м. о. л.) дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие в их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Примечание. Материально ответственные лица в состав инвентаризационной комиссии не входят, но их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.
После этого начинается непосредственно сам процесс инвентаризации, когда производятся проверка фактического наличия имущества, его подсчет, взвешивание и обмер (п. 2.7 Порядка N 49). Руководитель организации должен создать необходимые условия для полной и точной проверки в установленные сроки фактического наличия имущества (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).
Инвентаризация нематериальных активов, финансовых вложений, расчетов производится путем проведения сверок и проверок соответствующих документов.
Полученные данные о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются не менее чем в двух экземплярах в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. В автономных учреждениях эти данные заносятся в учетные документы, утвержденные Приказом N 173н <2>, а именно:
- инвентаризационную опись ценных бумаг (ф. 0504081);
- инвентаризационную опись на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
- инвентаризационную опись задолженности по кредитам, кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083);
- инвентаризационную опись состояния государственного долга РФ в ценных бумагах (ф. 0504084);
- инвентаризационную опись состояния государственного долга РФ по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (ф. 0504085);
- инвентаризационную опись (сличительную ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
- инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
- инвентаризационную опись наличных денежных средств (ф. 0504088);
- инвентаризационную опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
- инвентаризационную опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091);
- ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).
Пунктом 2.9 Порядка N 49 позволяется заполнять инвентаризационные описи с помощью вычислительной техники или ручным способом чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
В случае обнаружения ошибок их исправление производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Эти исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В описях нельзя оставлять незаполненные строки. На последних страницах они прочеркиваются. Там же делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчетов итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
В соответствии с п. 2.10 Порядка N 49н описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку о том, что проверка комиссией имущества произведена в их присутствии, у них отсутствуют какие-либо претензии к членам комиссии и они готовы принять перечисленное в описи имущество на ответственное хранение.
При смене материально ответственных лиц инвентаризационные описи подписываются передающим и принимающим м. о. л.
На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, необходимо составлять отдельные описи.
При проведении инвентаризации в течение нескольких дней помещения с материальными ценностями при уходе комиссии опечатываются. На время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, ночное время, по другим причинам) описи закрываются в ящике (шкафу, сейфе) (п. 2.12 Порядка N 49).
Если м. о. л. обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, то об этом необходимо немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить председателю инвентаризационной комиссии. После чего комиссия проводит проверку указанных фактов и в случае их подтверждения вносит необходимые исправления в инвентарные описи.
По распоряжению руководителя организации в межинвентаризационный период в учреждениях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации.
Инвентаризация отдельных видов имущества и финансовых обязательств
Инвентаризация основных средств. Она проводится в соответствии с п. п. 3.1 - 3.7 Порядка N 49. До начала инвентаризации проверяются:
- наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
- наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
- наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.
При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих право собственности на них у организации.
Проверяется наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.
Согласно п. 3.3 Порядка N 49 при выявлении объектов, не принятых на учет, или объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, комиссия должна включить в опись верные сведения и технические показатели по этим объектам.
Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.
Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях отражаются по наименованиям с указанием количества этих предметов (п. 3.4 Порядка N 49).
Основные средства, которые во время инвентаризации находятся вне организации, инвентаризируются до момента их выбытия.
Не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению основные средства заносятся в отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты в непригодность (порча, полный износ и т.п.).
Инвентаризация нематериальных активов производится в соответствии с п. 3.8 Порядка N 49. При этом необходимо проверить:
- наличие документов, подтверждающих права организации на их использование;
- правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.
При инвентаризации финансовых вложений необходимо руководствоваться п. п. 3.9 - 3.14 Порядка N 49.
Инвентаризацию товарно-материальных ценностей регулируют п. п. 3.15 - 3.26 Порядка N 49. Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).
Количество материалов и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться согласно документам при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
При длительном проведении инвентаризации этих видов активов в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Их необходимо заносить в отдельную опись "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации".
В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.
Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся. В описи такие предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.
Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.
Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и несписанные, в инвентаризационную опись не включаются. На них составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.
Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).
На тару, пришедшую в негодность, тоже составляется акт на списание с указанием причин порчи.
Инвентаризация незавершенного производства и расходов будущих периодов регулируется п. п. 3.27 - 3.35 Порядка N 49.
При инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности необходимо учитывать п. п. 3.39 - 3.43 Порядка N 49. В соответствии с ними при подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).
У бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности проверяются начальные и конечные номера.
Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п. Денежные средства на счетах в банках (расчетном (текущем), валютном и специальных счетах) проверяются путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерского учета, с данными выписок банков.
Инвентаризация расчетов. Согласно п. п. 3.44 - 3.48 Порядка N 49 инвентаризация расчетов включает в себя документальную проверку:
- правильности расчетов с работниками организации по заработной плате, подотчетными лицами;
- правильности расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
- правильности и обоснованности числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
- правильности и обоснованности сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
Результаты инвентаризации
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета необходимо отразить в бухгалтерском учете учреждения. Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию. Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на финансовый результат.
При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. В свою очередь, недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются. Эти факты должны быть соответствующим образом документально оформлены.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
В соответствии с п. 5.4 Порядка N 49 предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете (п. 5.5 Порядка N 49).
Бухгалтерский учет результатов инвентаризации ведется в соответствии с Инструкциями N N 157н <3> и 183н <4>. Приведем несколько примеров.
<3> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
<4> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.
Пример 1 . При проведении инвентаризации материальных ценностей в автономном учреждении выявлены излишки сахарного песка в размере 50 кг. Рыночная стоимость данного продукта на момент проведения инвентаризации составила 30 руб. за кг. Сумма излишков - 1500 руб.
Согласно п. 31 Инструкции N 157н неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные при проведении проверок и (или) инвентаризации активов, принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей рыночной стоимости на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, которое оформляется актом о приемке материалов.
Излишек имущества приходуется путем отнесения соответствующей суммы на финансовый результат учреждения.
В бухгалтерском учете это будет отражено согласно п. 34 Инструкции N 183н следующим образом:
Пример 2 . В автономном учреждении совершен угон автомобиля, балансовая стоимость которого составляет 500 000 руб. Размер начисленной амортизации - 300 000 руб. Рыночная стоимость автомобиля на момент хищения составляет 350 000 руб. Транспортное средство приобреталось за счет целевых средств и числится на учете по коду вида финансового обеспечения деятельности 4. По факту кражи автомобиля возбуждено уголовное дело и ведется следствие. По согласованию с учредителем принято решение о списании выбывшего имущества.
Эти обстоятельства в бухгалтерском учете автономного учреждения будут отражаться в соответствии с п. п. 12 и 112 Инструкции N 183н таким образом:
Пример 3 . При проведении инвентаризации в автономном учреждении выявлена недостача радиотелефона стоимостью 2500 руб., приобретенного за счет собственных доходов учреждения. Размер причиненного ущерба по заключению комиссии о рыночной стоимости данного объекта составляет 2000 руб.
Объекты основных средств стоимостью до 3000 руб. при выдаче их в эксплуатацию списываются с баланса учреждения и учитываются на забалансовом счете 21.
Недостающий телефон списывается с забалансового учета на основании акта о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033).
Данные факты в бухгалтерском учете отражаются в соответствии с п. п. 112, 373 Инструкции N 157н так:
Эксперт журнала
"Автономные учреждения:
бухгалтерский учет и налогообложение"
Http://tinyurl.com/y5mhnapb
Близится к концу очередной год. А это значит, что впереди у бухгалтера «горячая пора» составления годовой финансовой отчетности. Но прежде всех нас ждет другая, не менее ответственная работа - проведение годовой инвентаризации, во время которой предстоит сверить бухгалтерские данные об активах и обязательствах, числящихся «на бумаге», с реальным их наличием. В каком порядке и в какие сроки проводить инвентаризацию? Какими первичными документами оформить данные инвентаризации? Как правильно отразить в бухгалтерском и налоговом учете инвентаризационные разницы, выявленные в результате инвентаризации? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашем тематическом номере. Ну а начнем, конечно же, с азов и расскажем о правилах проведения инвентаризации.
Годовая инвентаризация - 2017: обязательно ли ее проводить?
- активов и обязательств сельхозпредприятий - Методические рекомендации по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и незавершенного производства сельскохозяйственных предприятий (см. приложение к письму Минагрополитики от 04.12.2003 г. № 37-27-12/14023 );
- имущества приватизируемых (корпоратизируемых) государственных предприятий , а также имущества государственных предприятий и организаций, которое передается в аренду (возвращается после окончания срока действия договора аренды или его расторжения) - Положение № 158 .
Объекты инвентаризации
Сразу скажем, что проведение годовой инвентаризации потребует от вас максимальных усилий. Ведь, как предусмотрено пп. 6-7 разд. I Положения № 879 , перед составлением годовой финотчетности проводят сплошную инвентаризацию , которая охватывает все виды активов и обязательств предприятия. Если точнее, то под инвентаризацию попадают:
Основные средства (ОС);
Нематериальные активы (НМА);
Незавершенные капитальные инвестиции;
Запасы, в том числе незавершенное производство (НЗП);
Наличные, денежные средства и их эквиваленты, бланки документов строгой отчетности;
Дебиторская и кредиторская задолженности;
Доходы и расходы будущих периодов, обеспечения и резервы.
Более того, учтите, что в ходе инвентаризации проверяют:
- собственное имущество предприятия независимо от его местонахождения , в том числе предметы, переданные в прокат, аренду, находящиеся на реконструкции, модернизации, консервации, в ремонте, запасе или резерве;
- имущество, которое не принадлежит предприятию , но временно находится в его пользовании, распоряжении или на хранении (объекты оперативной аренды ОС, ТМЦ на ответственном хранении, переработке, комиссии или монтаже).
Сроки проведения годовой инвентаризации
И еще одно важное правило, касающееся сроков проведения инвентаризации:
инвентаризацию конкретных объектов начинают уже после даты, на которую она назначена
Предположим, в приказе о проведении инвентаризации говорится, что годовую инвентаризацию проводят по состоянию на 30 ноября 2017 года . Это значит, что сама инвентаризация будет проходить в декабре (например, с 1 по 15 декабря 2017 года). При этом инвентаризационные описи заполняют по состоянию именно на конец дня 30 ноября 2017 года*. Исключение составляют случаи инвентаризации объектов ОС и матценностей, которые на дату инвентаризации будут находиться за пределами предприятия. Их инвентаризируют до момента временного выбытия с территории предприятия.
* Обратите внимание: инвентаризационные описи заполняют по состоянию именно на конец дня 30 ноября 2017 года. Ведь согласно п. 1 разд. II НП(С)БУ 1 баланс предприятия составляется на конец последнего дня отчетного периода. Соответственно и инвентаризационные описи составляем аналогичным образом.
Правила формирования инвентаризационных комиссий
Инвентаризационная комиссия. Для проведения годовой инвентаризации приказом руководителя предприятия создают инвентаризационную комиссию (п. 1 разд. II Положения № 879 ).
В состав комиссии включают:
Представителей аппарата управления предприятия;
Представителей бухгалтерской службы (аудиторской фирмы, централизованной бухгалтерии, субъекта предпринимательской деятельности - физлицо, которое ведет на предприятии бухучет на договорных началах);
Опытных работников предприятия, которые знают объект инвентаризации, цены и первичный учет (инженеров, технологов, механиков, исполнителей работ, товароведов, экономистов, бухгалтеров).
Кроме того, по решению руководителя предприятия в состав комиссии можно включить членов ревизионной комиссии хозобщества.
Возглавляет комиссию руководитель предприятия (его заместитель) или руководитель структурного подразделения предприятия, уполномоченный руководителем
А вот если бухучет ведет сам руководитель, то выбора нет - он же должен возглавить инвентаризационную комиссию.
Нередко на практике можно встретить предприятия, на которых работает всего на всего один человек - директор. В связи с этим возникает вопрос: имеет ли «право на жизнь» инвентаризационная комиссия из одного человека ?
Специалисты Минфина допускают такую возможность. По их мнению, если на предприятии всего один работник - руководитель, то для проведения инвентаризации он в соответствующем распорядительном документе утверждает состав инвентаризационной комиссии из одного лица (см. письмо Минфина от 27.05.2014 г. № 31-08410-07-29/12918 ).
Конечно же, такой вариант проведения инвентаризации - комиссией из одного работника - является самым простым, а потому и самым желанным для столь малого предприятия. Но мы вынуждены предупредить: в этом случае предприятие невольно нарушит требование п.п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879 , согласно которому запрещается включать в инвентаризационную комиссию тех работников, в ведении которых находятся активы, по которым проводится инвентаризация . Ведь в нашем случае складывается именно такая ситуация: на предприятии работает только один работник, который и является материально ответственным за все активы.
Так как же быть, чтобы не нарушить предписания Положения № 879 ? По нашему мнению, желательно, чтобы инвентаризацию для «одинокого» работника провело лицо, специально приглашенное для этого на основании гражданско-правового договора . Такой вариант не противоречит требованиям Положения № 879 и также упомянут в письме Минфина от 27.05.2014 г. № 31-08410-07-29/12918 (ср. 025069200).
Пример приказа о назначении инвентаризационной комиссии см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 93, с. 11 .
Рабочие инвентаризационные комиссии. На предприятиях с небольшим объемом инвентаризационной работы постоянно действующая комиссия организует и проводит инвентаризацию активов самостоятельно .
На крупных предприятиях с большим количеством объектов инвентаризации ее проведение одной комиссией попросту невозможно. Поэтому на таких предприятиях инвентаризационная комиссия выполняет преимущественно организационные, регулирующие и контрольные функции, перечисленные в п.п. 2.5 разд. II Положения № 879 . А для проведения инвентаризации имущества непосредственно в местах хранения и производства создают рабочие инвентаризационные комиссии.
В состав рабочих комиссий также включают представителей аппарата управления, бухгалтерской службы и опытных работников предприятия. Причем интересно, что в рабочие комиссии можно включать также членов инвентаризационной комиссии (п.п. 2.2 разд. II Положения № 879 ).
Назначает председателя рабочей инвентаризационной комиссии и утверждает ее состав своим приказом руководитель предприятия
Как правило, это делают в приказе о проведении инвентаризации.
При формировании комиссии директору нужно помнить об ограничениях, установленных п.п. 2.4 разд. II Положения № 879 :
Нельзя назначать председателем рабочей комиссии для проверки активов, находящихся на ответственном хранении у тех же материально ответственных лиц, одного и того же работника 2 года подряд;
Материально ответственное лицо не может входить в состав рабочей комиссии для проверки активов, находящихся у него на ответственном хранении, поскольку является проверяемым лицом.
Обратите внимание! Инвентаризацию проводят полным составом инвентаризационной комиссии и в присутствии материально ответственного лица .
А как быть, если один из членов инвентаризационной комиссии отсутствует по уважительной причине? Можно ли «пересчитать» активы и обязательства без него?
Какова бы ни была причина отсутствия одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии, проводить инвентаризацию «недоукомплектованным» составом нельзя. Поэтому, если член комиссии отсутствует по болезни или в связи с командировкой, тогда руководитель предприятия, утвердивший состав такой комиссии, должен произвести его замену (см. письмо Минфина от 15.12.2003 г. № 31-04200-30-23/19 ). Для этого необходимо издать отдельный приказ руководителя, которым отсутствующего работника исключают из состава комиссии, а вместо него вводят в состав комиссии другого работника.
Документальное оформление инвентаризации
Приказ о проведении инвентаризации. Повторимся, что вопросы, связанные с созданием инвентаризационных комиссий, а также конкретными сроками проведения инвентаризации на предприятии, находятся в ведении руководителя (см. письма Минфина от 11.04.2016 г. № 31-11420-07-10/10433 и от 11.09.2017 г. № 35220-07/23-3607/7/2824 ). Поэтому
Инвентаризацию активов и обязательств осуществляют на основании приказа о ее проведении
В нем, кроме прочих обязательных реквизитов, указывают: дату, на которую проводят инвентаризацию, сроки ее проведения, виды инвентаризируемых активов и обязательств. Кроме того, этим же приказом нередко утверждают состав рабочих инвентаризационных комиссий.
В то же время помните! Сроки и порядок проведения инвентаризации, в том числе годовой, можно установить в приказе об организации бухгалтерского учета или в приказе об учетной политике. В этом случае издавать приказ о проведении годовой инвентаризации не нужно. Достаточно непосредственно перед началом годовой инвентаризации отдельным приказом руководителя утвердить состав рабочих инвентаризационных комиссий.
Инвентаризационные описи и сличительные ведомости. Результаты инвентаризации оформляют с использованием инвентаризационных описей, актов инвентаризации и сличительных ведомостей.
Так, в ходе инвентаризации инвентаризационная комиссия оформляет (п. 15 разд. II Положения № 879 ):
- инвентаризационные описи , в которых фиксирует наличие, состояние и оценку активов предприятия и активов, принадлежащих другим предприятиям и учитываемых за балансом;
- акты инвентаризации , в которых показывает наличие денежных документов, бланков документов строгой отчетности, финансовых инвестиций, наличности, а также полноту отражения денежных средств на счетах в банке (регистрационных счетах), дебиторской и кредиторской задолженностей, обязательств, средств целевого финансирования, расходов и доходов будущих периодов, обеспечений (резервов), создаваемых в соответствии с требованиями П(С)БУ , международных стандартов и других актов законодательства.
По окончании инвентаризации оформленные инвентаризационные описи (акты инвентаризации) комиссия передает в бухгалтерию. Бухгалтерия проверяет все подсчеты, проведенные инвентаризационной (рабочей инвентаризационной) комиссией в инвентаризационных описях.
Выявленные в ценах и подсчетах ошибки исправляют и заверяют подписями всех членов инвентаризационной (рабочей инвентаризационной) комиссии и материально ответственных лиц
При этом на последней странице инвентаризационной описи обязательно делают отметку о проверке цен и подсчете итогов, которую заверяют подписями проводивших ее лиц (п. 19 разд. II Положения № 879 ).
После этого бухгалтерия сверяет данные инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета и при наличии расхождений (излишков или недостач) составляет сличительные ведомости активов и обязательств (п. 20 разд. II Положения № 879 ).
Форма инвентаризационных документов. Положение № 879 не устанавливает типовые формы описей, актов и сличительных ведомостей. Здесь говорится лишь о том, что инвентаризационную первичку следует оформлять в соответствии с требованиями Положения № 88 .
Как же в таком случае быть? Вариантов на самом деле несколько.
(1) Самый простой способ - предприятие может воспользоваться уже готовыми формами инвентаризационных описей (актов инвентаризации) и сличительных ведомостей.
Например, типовые формы инвентаризационной первички можно найти в приказе № 572 . Конечно же, эти формы обязательны для применения только бюджетными учреждениями. Однако «обычные» предприятия тоже могут использовать их по собственному желанию . На это прямо указывает п. 2 упомянутого приказа .
Кроме того, для оформления результатов инвентаризации можно использовать формы документов, утвержденные постановлением № 241 . Несмотря на «почтенный возраст» этого документа, предприятия по сей день могут применять приведенные здесь формы (см. письма Госкомстата от 26.05.2004 г. № 03-04-05/41 и от 30.01.2003 г. № 03-04-05/18 ).
Ну и наконец, некоторые инвентаризационные формы «разбросаны» и по другим нормативным актам. Более подробно о том, какие формы первичных инвентаризационных документов применять в каждом конкретном случае, мы расскажем чуть позже, когда будем говорить о правилах инвентаризации отдельных видов активов и обязательств (см. соответствующие разделы номера).
(2) Если же готовые формы вас по какой-то причине не устроили, вы можете немного доработать их, дополнив новыми реквизитами с учетом специфики деятельности предприятия.
(3) Ну и наконец, можно вообще не привязываться к установленным формам и документировать процесс инвентаризации с помощью самостоятельно изготовленных бланков (см. письма Госкомстата от 15.07.2010 г. № 14/2-18/72 и Минфина от 15.01.2015 г. № 31-11410-08-10/871 ). Главное - помните: такие «самодельные» бланки обязательно должны быть оформлены в соответствии с требованиями к первичным документам, установленными Законом о бухучете и Положением № 88 .
Но какую бы форму инвентаризационных описей, актов инвентаризации и сличительных ведомостей вы ни выбрали (одну из установленных или самостоятельно разработанную), обязательно нужно соблюдать правила оформления таких документов, установленные Положением № 879 . Остановимся на них подробнее.
Правила заполнения инвентаризационных документов. Материалы инвентаризации (описи, акты, сличительные ведомости) составляют не менее чем в двух экземплярах (п. 21 разд. II Положения № 879 ). При этом они могут быть заполнены как рукописным способом, так и при помощи электронных средств обработки информации (п. 14 разд. II Положения № 879 ).
Перед началом инвентаризации материально ответственные лица в инвентаризационной описи (акте инвентаризации) дают расписку о том, что все приходные и расходные документы на активы сданы в бухгалтерию, принятые ценности оприходованы, а выбывшие, списаны. По окончании инвентаризации инвентаризационные описи (акты инвентаризации) подписывают все члены инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) и материально ответственные лица. При этом материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка активов произошла в их присутствии, в связи с чем претензий к членам комиссии они не имеют, и что они принимают на ответственное хранение перечисленные в описи активы.
В инвентаризационных описях активы отражают по наименованиям в количественных единицах измерения, принятых в учете, с возможным выделением по субсчетам и номенклатуре, отдельно по (п. 16 разд. II Положения № 879 ):
Местонахождению таких ценностей;
Лицам, ответственным за их хранение.
На каждой странице инвентаризационной описи указывают словами число порядковых номеров активов и общее количество в натуральных измерителях всех активов, записанных на этой странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, метрах, килограммах и т. д.) они отражены.
Акты инвентаризации заполняют с учетом объектов инвентаризации. При этом должны быть обеспечены их идентификация и сопоставимость с данными бухучета.
Записи в инвентаризационных описях (актах инвентаризации ) нужно делать последовательно в каждой строке. На отдельном листе (кроме последнего) должны быть заполнены все строки. А вот строки, оставшиеся незаполненными на последних листах инвентаризационных описей (актов инвентаризации), прочеркивают (п. 17 разд. II Положения № 879 ).
Помарки и подчистки в инвентаризационных описях и актах не допускаются
Если же ошибка все же была допущена, то ее нужно исправить. Для этого следует зачеркнуть неправильную запись и написать над ней правильную. Причем такое исправление необходимо сделать во всех экземплярах документа. Исправления подписывают все члены инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) и материально ответственные лица.
На активы, принадлежащие другим предприятиям, составляют отдельные сличительные ведомости, копии которых направляют собственникам.
Протокол инвентаризации. Его составляет инвентаризационная комиссия по окончании инвентаризации. В протоколе инвентаризации приводят (п. 1 разд. IV Положения № 879 ):
Результаты инвентаризации;
Заключения о выявленных расхождения между фактическим наличием активов и обязательств и данными бухгалтерского учета;
Причины возникновения недостач, потерь и излишков;
Предложения по зачету недостач и излишков по пересортице;
Предложения о списании недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием причин и принятых мер по предупреждению таких потерь и недостач;
Другую информацию, которая является существенной для принятия решения о признании и оценке активов и обязательств и раскрытия информации в финансовой отчетности.
Протокол инвентаризационной комиссии вместе с другими «инвентаризационными» документами передают на утверждение руководителю предприятия.
Руководитель утверждает протокол в течение 5 рабочих дней после завершения инвентаризации
На основании утвержденного протокола результаты инвентаризации отражают в бухучете и финансовой отчетности того периода, в котором она закончена.
Инвентаризация имущества в зоне АТО
Отдельно несколько слов скажем об инвентаризации имущества в зоне АТО.
Структурные подразделения (обособленное имущество) которых находится на временно оккупированной территории или на территории проведения АТО.
Такие предприятия проводят инвентаризацию в случаях, обязательных для ее проведения, в том числе перед составлением годовой финансовой отчетности, но только тогда, когда станет возможно обеспечить безопасный и беспрепятственный доступ уполномоченных лиц к активам, первичным документам и регистрам бухучета , в которых отражены обязательства и собственный капитал этих предприятий. После получения доступа к имуществу предприятия обязаны:
Проинвентаризировать имущество по состоянию на 1-е число месяца, следующего за месяцем, в котором исчезли препятствия для доступа к активам, первичным документам и регистрам бухучета;
Отразить результаты инвентаризации в бухучете соответствующего отчетного периода.
Документом, подтверждающим ограниченность доступа к активам с целью их инвентаризации, является сертификат Торгово-промышленной палаты Украины. В нем подтверждаются факт и период проведения АТО или военных действий на территории Украины (см. письмо ГФСУ от 23.06.2016 г. № 13823/6/99-99-15-02-02-15 ). А значит:
именно сертификат Торгово-промышленной палаты дает предприятию право на применение упрощенных инвентаризационных правил
Такой же подход к вопросу инвентаризации имущества в зоне АТО и у специалистов Минфина. В своих разъяснениях они уже не раз акцентировали внимание на том, что субъекты хозяйствования, имущество которых находится в зоне проведения АТО, не освобождены от инвентаризации находящихся там объектов, однако могут ее проводить не в установленные Положением № 879 сроки, а когда это станет возможным (см. письма от 12.01.2015 г. № 31-11420-08-10/558 и от 29.06.2016 г. № 31-11410-07-10/18732 ).
Описанные отличия в правилах инвентаризации логично влекут за собой особенности заполнения такими предприятиями годовой финансовой отчетности. Так, абзац девятый п. 12 Порядка № 419 на этот счет рекомендует активы, по которым не была проведена инвентаризация , показывать в отчетности по данным бухучета . Причем на тот факт, что информация в финотчетности приведена без проведения инвентаризации из-за отсутствия доступа к активам, нужно указать в примечаниях к финотчетности (см. письмо Минфина от 29.06.2016 г. № 31-11410-07-10/18732 ).
И наконец, еще один важный момент. По разъяснениям Минфина, объекты, находящиеся на временно оккупированной территории или на территории проведения АТО на дату годового баланса, предприятие должно оценивать с учетом этих реалий. Так как из-за вооруженного конфликта произошло уменьшение полезности активов предприятия, то в учете и отчетности их показывают по правилам П(С)БУ 28.
А вот списать такие активы без инвентаризации не выйдет. А она, как мы уже сказали, откладывается до того момента, когда предприятие получит безопасный и беспрепятственный доступ к ним (см. письмо ГФСУ от 17.02.2017 г. № 3339/6/99-99-15-02-02-15 и от 10.02.2017 г. № 2714/6/99-99-15-03-02-15 ).
С общим порядком проведения инвентаризации разобрались, а теперь рассмотрим особенности инвентаризации конкретных активов и обязательств предприятия.
Активы и обязательства автономных учреждений подлежат инвентаризации (ст. 11 Закона о бухгалтерском учете ). Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств устанавливается самим автономным учреждением в рамках формирования учетной политики, с учетом положений законодательства РФ (п. 6, 20 Инструкции № 157н ).
Рассмотрим некоторые вопросы, возникающие у бухгалтеров в ходе проведения инвентаризации.
Какими нормативными правовыми актами РФ может воспользоваться автономное учреждение при разработке порядка проведения инвентаризации, а также при ее проведении?
В настоящее время автономные учреждения вправе руководствоваться Методическими указаниями по проведению инвентаризации, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания № 49), в части, не противоречащей положениям Закона о бухгалтерском учете (Письмо Минфина РФ от 27.11.2015 № 02-06-10/69491).
Но в то же время на сайте Минфина размещен проект его приказа «О внесении изменений в Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49». Данным проектом предусматривается исключить положение, согласно которому учреждения государственного сектора могли применять положения Методических указаний № 49.
Таким образом, если данный приказ с названными изменениями утвердят в 2017 году и введут его действие с этого года, автономным учреждениям остается руководствоваться при проведении инвентаризации в 2017 году только собственным положением, установленным им в рамках формирования учетной политики.
Обратите внимание:
С 2018 года будет применяться Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденный Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н (далее – Стандарт № 256н). В частности, основные требования к инвентаризации активов и обязательств прописаны в ч. VIII данного документа.
Обязательно ли проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчетности?
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами (п. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете).
В частности, п. 20 Инструкции № 157н определено, что проведение инвентаризации обязательно:
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при передаче имущества организации в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или иными нормативными правовыми актами РФ.
Согласно п. 1.5 Методических указаний № 49 проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.
Таким образом, проведение инвентаризации перед составлением годовой отчетности обязательно, а вот ее сроки, состав и другие особенности проведения учреждение вправе установить самостоятельно.
К сведению:
Часть VIII Стандарта № 256н об особенностях проведения инвентаризации повторяет положения п. 20 Инструкции № 157н.
Какие формы бланков предусмотрены для проведения инвентаризации и оформления ее результатов автономными учреждениями?
Для проведения инвентаризации в автономных учреждениях применяются следующие формы бланков, утвержденные Приказом № 52н :
|
Номер формы |
Наименование формы |
|---|---|
|
Акт о результатах инвентаризации |
|
|
Инвентаризационная опись ценных бумаг |
|
|
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств |
|
|
Инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) |
|
|
Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах |
|
|
Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям |
|
|
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов |
|
|
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов |
|
|
Инвентаризационная опись наличных денежных средств |
|
|
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами |
|
|
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям |
|
|
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации |
В приложении 5 к Приказу № 52н приведены методические указания по заполнению перечисленных документов.
Обратите внимание:
Согласно п. 20 Инструкции № 157н результаты инвентаризации отражаются в учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.
При проведении годовой инвентаризации ее результаты отражаются в годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Можно ли формировать и заполнять инвентаризационные описи с помощью компьютера?
Приказом № 52н установлено, что регистры бухучета составляются:
- в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью;
- и (или) на бумажном носителе в случае:
- отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов;
- если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.
Пункт 2.9 Методических указаний № 49 также допускает заполнение инвентаризационных описей и с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, и вручную.
Надо ли проводить инвентаризацию при смене материально ответственного лица только на период отсутствия работника учреждения, например, несколько месяцев?
По мнению Минфина, проведение инвентаризации при смене материально ответственного лица на период временного отсутствия одного из работников можно не осуществлять в случае заключения учреждением письменных договоров с материально ответственными лицами о коллективной (бригадной) материальной ответственности за вверенное им имущество (Письмо от 02.06.2017 № 02-06-10/34524).
Специалисты финансового ведомства, отвечая на данный вопрос, рассуждали следующим образом. Инструкцией № 157н предусмотрено, что при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел) проведение инвентаризации обязательно.
Случаи полной материальной ответственности работников, порядок заключения письменных договоров о полной материальной ответственности работников, порядок взыскания причиненного ущерба, коллективная (бригадная) материальная ответственность за причинение ущерба и другие положения о материальной ответственности установлены ТК РФ.
Материальная ответственность работника возникает с момента подписания договора о полной материальной ответственности и распространяется на все время работы с вверенным работнику имуществом, если иное не предусмотрено указанным договором.
При этом индивидуальные договоры о полной материальной ответственности, а также договоры о коллективной (бригадной) материальной ответственности заключаются только с работниками определенных категорий, указанных в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденном Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.
При возложении материальной ответственности на время отсутствия материально ответственного лица на иного работника необходимо производить инвентаризацию материальных ценностей, проводимую на дату приемки-передачи дел.
Возможно ли проведение инвентаризации имущества путем видео-, фотофиксации в режиме реального времени с присутствием членов комиссии?
Данная ситуация была рассмотрена Минфином в Письме от 23.12.2016 № 02-07-10/77499, в котором приведены следующие разъяснения. По мнению финансового ведомства, проведение инвентаризации имущества путем видео-, фотофиксации фактического наличия или отсутствия имущества в режиме реального времени с присутствием отдельных членов комиссии по месту нахождения упомянутого имущества не препятствует достижению установленных в Методических указаниях № 49 целей инвентаризации и может быть предусмотрена учетной политикой субъекта учета.
В частности, соблюдаются условия проведения инвентаризации имущества по его местонахождению (п. 1.3 Методических указаний № 49) с возможностью визуального осмотра объекта всеми членами комиссии, установленного п. 2.3 Методических указаний № 49.
При этом, несмотря на объемы работ, а также объемы экономии бюджетных средств от проведения инвентаризации имущества путем видео-, фотофиксации фактического наличия или отсутствия имущества в режиме реального времени с присутствием отдельных членов комиссии по месту нахождения упомянутого имущества, Минфин считает необходимым осуществлять (с определенной периодичностью) выездные проверки по месту нахождения имущества в полном составе комиссии.
Должен ли бухгалтер входить в состав инвентаризационной комиссии?
Сотрудники Минфина рассмотрели вопрос о включении бухгалтера учреждения в состав комиссии по проведению инвентаризации финансовых активов и обязательств, нефинансовых активов и выразили следующее мнение.
Участие работников бухгалтерской службы в инвентаризационной комиссии, наделенной полномочиями по инвентаризации финансовых активов и обязательств, является обязательным. Участие бухгалтерской службы в работе комиссии по инвентаризации нефинансовых активов должно обеспечивать предоставление информации, необходимой для проведения инвентаризации (Письмо Минфина РФ от 27.11.2014 № 02-06-10/60461).
Как отразить выявленные в ходе инвентаризации излишки нефинансовых активов?
Неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные при проведении проверок и (или) инвентаризаций активов, принимаются к учету по их текущей оценочной стоимости, установленной на дату принятия к бухгалтерскому учету (п. 31 Инструкции № 157н). Под текущей оценочной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к учету (п. 25 Инструкции № 157н).
Согласно Инструкции № 183н излишки нефинансовых активов, выявленные при проведении инвентаризации, необходимо отразить в учете следующими записями:
При оформлении операций по приемке (передаче) имущества, относящегося к объектам нефинансовых активов, применяется акт о приеме-передаче (ф. 0504101). Таким образом, комиссии по поступлению и выбытию активов необходимо оформить поступление неучтенных объектов нефинансовых активов этим актом.
Обратите внимание:
Доходы в виде стоимости излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, признаются внереализационными доходами в целях обложения налогом на прибыль (п. 20 ст. 250 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 07.08.2013 № 03-03-05/31863).
Пример 1.
Автономным учреждением в результате инвентаризации выявлен неучтенный хозяйственный инвентарь, приобретенный за счет субсидии, полученной на выполнение госзадания. Комиссией по поступлению и выбытию активов текущая оценочная стоимость инвентаря определена в сумме 2 800 руб. Инвентарь не отнесен к особо ценному движимому имуществу. Находящиеся в эксплуатации учреждения объекты основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно, учитываются согласно учетной политике на забалансовом счете 21 по балансовой стоимости.
В бухгалтерском учете данная ситуация будет отражена следующими записями:
Как отразить в бухгалтерском учете возмещение ущерба виновными лицами в натуральной форме и за счет удержаний из заработной платы?
Напомним, что для учета расчетов по суммам выявленных недостач денежных средств, иных ценностей, по суммам потерь от порчи материальных ценностей, других сумм причинного ущерба имуществу учреждения, подлежащих возмещению виновными лицами, предназначен счет 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам» (п. 220 Инструкции № 157н, п. 110 Инструкции № 183н).
При определении размера ущерба, причиненного недостачами, следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов.
Инструкцией № 183н предусмотрены следующие бухгалтерские записи для отражения операций по недостачам:
|
Выявлена недостача нефинансовых активов |
0 209 71 000 – 0 209 74 000 |
|
|
Выявлена недостача денежных средств |
0 201 34 000, 0 201 21 000, 0 201 27 000 |
|
|
Выявлена недостача денежных документов |
||
|
Поступление средств от виновных лиц в возмещение причиненного учреждению ущерба |
0 201 11 000, 0 201 34 000, 0 201 21 000 |
|
|
Возмещение ущерба виновными лицами в натуральной форме |
0 209 71 000 – 0 209 74 000, 0 209 82 000 |
|
|
Возмещение ущерба виновным лицом из заработной платы (иных выплат) на сумму удержаний |
* В разрезе аналитических счетов.
Пример 2.
В автономном учреждении по результатам инвентаризации выявлена недостача художественной литературы в количестве 4 шт. на общую сумму по данным бухучета 7 000 руб., комиссией размер ущерба определен в этом же размере. Недостающие издания учитываются в составе библиотечного фонда, приобретены за счет субсидии, полученной на выполнение госзадания, и не относятся к особо ценному имуществу. Виновное лицо возмещает ущерб следующим образом: в натуральном виде – 2 книги на общую сумму 3 000 руб., через удержание из зарплаты на основании письменного заявления – 4 книги на сумму 4 000 руб.
В учете автономному учреждению необходимо сделать следующие записи:
|
Сумма, руб. |
|||
|---|---|---|---|
|
Начислена задолженность виновного в недостаче лица |
|||
|
Приняты к учету книги, поступившие в порядке возмещения ущерба от виновного лица |
|||
|
Уменьшение задолженности виновного лица перед учреждением |
|||
|
Удержана из зарплаты виновного лица оставшаяся часть суммы ущерба |
|||
|
Уменьшена задолженность виновного лица перед учреждением |
* * *
В заключение напомним, что инвентаризации подлежат все имущество автономного учреждения (независимо от его местонахождения) и все виды финансовых обязательств.
Основные цели инвентаризации – выявление фактического наличия имущества, сопоставление его фактического наличия с данными бухгалтерского учета, а также проверка полноты отражения в учете обязательств.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.
Особенности проведения инвентаризации автономное учреждение вправе установить самостоятельно внутренним нормативным актом.
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
О. Заболонкова , эксперт журнала
«Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение» № 11 ноябрь, 2017 год.