Отчетность в фонд социального страхования обязаны сдавать все работодатели вне зависимости от системы налогообложения или вида деятельности. Если же коммерсант взял на работу сотрудников, значит, они обязаны быть зарегистрированы в ФСС, и работодатель должен уплачивать фиксированные взносы и сдавать отчетность.
На основании отчетности инспекторы соц. защиты сверяют правильность выплаченных взносов и своевременность оплаты.
Кто же сдаёт отчеты в фонд социальной защиты? Сдают все налогоплательщики, которые имеют сотрудников, оформленных по трудовому законодательству РФ. К ним относятся:
- Индивидуальные предприниматели, принявшие сотрудника и ставшие работодателем.
- Крупные и мелкие организации.
- Индивидуальный предприниматель, решивший на добровольной основе зарегистрироваться в соц. защите.
Суть отчета в том, чтобы работодатель своевременно уплачивал страховые взносы на разные виды заболеваний. Это может быть временная потеря нетрудоспособности, профессиональное заболевание, декретный отпуск, травма на рабочем месте. Документ имеет установленную форму (4-ФСС), которая разделена на ряд таблиц.
Содержит две части (раздела), в каждом разделе несколько приложений в табличном варианте. Первый лист (титульный) отражает сведения о страховщике. В нем указаны регистрационный номер (10 цифр) и код подчиненности (5 цифр).
Сдавать отчетность в ФСС можно как в электронном виде, так и на бумажном бланке. Сдача отчетности зависит от штатного расписания компании или ИП.
Сроки сдачи отчетности
Любой отчетный документ в гос. структуры имеет свои сроки, установленные законом. За нарушение сроков сдачи организация подвергается штрафу.
Когда сдавать отчёт в соц. защиту?
- Если организация имеет в своем штате до 24 человек, то отчет сдается на бумажном бланке до 20-го числа месяца после отчётного квартала.
- Если в штате более человек, нужен электронный ключ (подпись), предоставить отчетный документ в этом случае нужно до 25-го числа первого месяца после отчетного квартала.
Как правильно заполнить отчет в ФСС
Пустой бланк отчета 4-ФСС можно скачать по . А подробное его заполнение смотрите в видео:
Порядок предоставления отчетности в ФСС
Коммерсанты, осуществляющие предпринимательскую деятельность и имеющие сотрудников на всей территории РФ, сдают в фонд соц. страха отчет по форме 4-ФСС.
Сдавать отчетность можно в трех вариантах:
- Отправиться лично в фонд соц. страхования и сдать инспектору, получив штамп и подпись, что отчет принят.
- Отправить по электронной почте, если сотрудников больше человек. В этом случае если отчет принят, на электронный адрес будет выслан отчет в автоматическом режиме, что документ принят.
- Сходить на почту и отправить письмом. Это способ не всегда удобен, но иногда бывает палочкой-выручалочкой. Сотрудник почты ставит отметку о принятии письма, и это считается днем сдачи отчетности. Письмо обязательно отправлять заказное, с описью вложений.
Как перечислить взносы
Коммерсант-работодатель обязан перечислять страховые взносы на сотрудника. Они, как правило, фиксированные. Для каждого предпринимателя рассчитывается свой тариф и в зависимости от степени опасности на работе. Коммерсанты перечисляют взносы по двум видам:
- Временная нетрудоспособность сотрудника или декретный отпуск женщины.
- Травматизм на рабочем месте.
Сумма взносов отличается в каждой организации.
К примеру, по нетрудоспособности и с материнством взнос составляет 2,9 процентов от заработной платы. Если сотрудник получает зарплату 7 000 рублей, отчислять каждый месяц нужно 203 рубля. (7 000*2,9%).
По травматизму величина взносов колеблется от 0,2% до 8,5%. После регистрации компании соц. защита определяет степень риска (класс) новой компании и определяет тариф, по которому нужно рассчитывать взнос.
При несвоевременной сдаче отчетов в фонд страхования штраф составляет 5% от суммы взносов, к нему еще идут пени. Если страховщик не полностью уплатил страховые взносы, то штраф налагается от 20% от страховой суммы, которая не оплачена в фонд.
Нулевая отчётность ФСС
Осуществляя коммерческую деятельность, некоторые коммерсанты не всегда сразу могут получить желаемую прибыль. Это может занять некоторое время, особенно если компания только начала работать. Вне зависимости от того, есть ли прибыль или нет, необходимо уплачивать взносы и заполнять отчет в ФСС.
Если фирма бездействовала и толком не работала, коммерсант заполняет нулевую отчетность и сдает в социальный орган. Для нулевой отчетности сроки сдачи такие же, как и для обычного документа.
Что должен заполнить предприниматель в документе, какие разделы и строки? Заполняется полностью титульный лист, вносятся все реквизиты организации. Дальше заполняются разделы:
- Раздел 1 — заполняются таблицы 1, 3, 6, 7, 10.
- В остальных разделах ставятся прочерки.
На каждой странице отчета обязательна подпись руководителя или уполномоченного лица.
Сдавать отчёт желательно непосредственно в сам фонд, где инспектор распишется о принятии документа, также можно и через почту с описью вложения.
Предприятия со среднесписочной численностью до 25 человек имеют возможность выбора способа представления данных. Организационные формы предприятий, насчитывающие численность свыше 25 человек, должны подавать расчет только в электронной форме. Условие по ограничению численности при выборе способа сдачи отчетности применяется к действующим, реорганизованным и вновь созданным предприятиям. При несоблюдении формы представления расчета на предприятие налагается штраф в размере 200 рублей.
Определение среднесписочной численности производится с учетом особенностей:
- Показатель рассчитывается по правилам, установленным органами статистики.
- Расчет количества работников производится в пределах календарного года, нарастающим итогом.
- Данные определяют за все дни месяца на основании приказов, сведений табелей учета рабочего времени.
- В случае получения данных о превышении предельного ограничения подача отчета в электронной форме осуществляется с периода, когда право на использование бумажного носителя утрачено.
Бланки расчета для электронной формы и бумажного носителя используются одной формы. При заполнении электронной формы требуется соблюсти регламент, позволяющий пройти формальный контроль при переправке расчета по каналам связи и совмещения с базами ФСС. Бумажная форма, отправленная по почте, будет принята и с нарушениями заполнения. После приема расчета инспектор должен направить в адрес предприятия письмо с указаниями выявленных неточностей.
Сравнение характеристик способов представления расчета
Способы представления расчета имеют преимущественные и негативные черты. Выбор способа сдачи расчета налогоплательщик осуществляет самостоятельно, с учетом ограничительного показателя численности. Удобство использования услуг почты состоит в возможности отправки расчета после окончания рабочего дня отделения ФСС.
| Условие | Сдача лично | Почтовое отправление | Электронная форма |
| Преимущества | Проверка основных показателей инспектором при сдаче | Отсутствует необходимость траты личного времени на посещение ФСС, возможность отправки до конца дня срока сдачи | Оперативность, возможность проверки по формальному признаку и выявления ошибок на раннем этапе сдачи |
| Недостатки | Требуется дополнительная трата времени на посещение отделения фонда | Возникают финансовые затраты на пересылку, вероятность появления ошибочных показателей при внесении данных работниками ФСС в базу | Необходимость наличия и использования электронной подписи, полученной в специализированном центре |
При использовании почтового отправления важным моментом является верность адреса получателя. Расчет формы 4-ФСС представляется по месту регистрации ИП или адреса местонахождения юридического лица или его обособленного подразделения.
Предприятия могут направлять почтой как первичные, так и уточненные расчеты. Используется бумажная форма подачи данных. К расчету не требуется прилагать электронные внешние носители. По просьбе представителя предприятия на экземпляре расчета страхователя, отправленного по почте, ФСС ставит отметку о получении.
Оформление письма при сдаче расчета почтой
Отправитель отчетности должен иметь доказательства факта пересылки и подтверждение представления отчетности конкретной формы. Пересылка документа осуществляется регистрируемым отправлением – заказным письмом с объявленной ценностью и уведомлением о вручении. Отправка расчета простыми письмами без регистрации не осуществляется.
Письмо с объявленной ценностью – отправление, имеющее оценку с указанием суммы по усмотрению отправителя. Для деловой переписки используют минимально возможную ценность. Смысл оценки письма состоит в получении возможность оформить опись формы 107, заверенную почтой. При оформлении уведомления отправитель поручает почте с оплатой услуги сообщить о вручении документа на указанный адрес. Описи, уведомления заполняет отправитель.
Сопроводительные документы необходимо хранить вместе с экземпляром расчета. К авансовому отчету по почтовым расходам прилагается копия квитанции и документ об оплате.
Составление описи вложения в письмо
При использовании способа сдачи отчета почтой необходимо иметь гарантии того, что документ будет получен ФСС. Без составления описи доказать пересылку конкретного расчета достаточно сложно. Для предупреждения споров с ФСС описание содержимого должно быть составлено в обязательном порядке. Опись может быть:
- Составлена и заверена руководителем предприятия в произвольной форме. Работник почты не обязан заверять опись организации штампом. При отсутствии подтверждения описи штампом почты документ является только сопроводительным письмом и не подтверждает наличия отчетности.
- Оформлена на бланке почты и заверена работником учреждения. Опись почты имеется в ценных отправлениях. На документе указывается сумма заявленной ценности, отправитель, период представления расчета, количество листов вложения.
Доказательством отправки служит опись почты, составленная по форме 107, утвержденная в Почтовых правилах от 22.04.1992. Опись почты в 2 экземплярах составляется отправителем, заверяется работником учреждения. Отправитель должен представить работнику почты незапечатанный конверт для сличения содержания описания с документом, представленного к отправке. Второй экземпляр описи получает отправитель.
Действия представителя предприятия при утере расчета
Несмотря на надежность оформления отправления имеется вероятность утраты отчета. В случае утери письма по различным причинам предприятие имеет возможность доказать своевременность представления, избежав при этом штрафных санкций.
Плательщик взносов представляет в ФСС копии документов:
- Расчета, отправленного почтой.
- Описи о содержании вложения.
- Квитанции об отправке и уведомления о вручении.
На основании представленных в ФСС документов в базу регионального отделения вносятся данные расчета датой отправки плательщиком взносов. При возникновении сомнений в верности отражения данных в базе территориального отделения необходимо провести сверку расчетов. Запрос на проведение сверки представляется в произвольной форме в региональное отделение ФСС.
Определение даты отправки отчета
Подтверждением даты отправки служит число, указанное в квитанции. По мнению ФАС Западно-Сибирского округа, информацию о дате отправки необходимо получать не со штампа конверта, а по данным квитанции, выдаваемой отправителю (Постановление от 10.09.2007 по делу № Ф04-6097/2007(37903-А81-34).
Юрист ООО «Правоведение» Новиков П.П.
Несвоевременная сдача расчета влечет наложение штрафных санкций. Порядок и суммы взыскания определен в ФЗ от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Величина штрафа составляет 5% от суммы взносов, начисленных за последние 3 месяца несданного своевременно расчета, но не менее 1 000 рублей. Санкция налагается за каждый месяц (полный или неполный период) пропуска срока сдачи. Максимальная величина санкции составляет 30% от начисленной суммы.
Дополнительно, при пропуске срока сдачи расчета, на должностное лицо может быть наложен административный штраф в размере, установленном ст. 15.33 КоАП. Сумма штрафа установлена в размере от 300 до 500 рублей.
Вопрос № 1. Необходимо ли иметь доверенность на право представления отчетности при отправке расчета 4-ФСС почтой?
При использовании услуг связи предприятием заключается договор. В почтовое отделение представляют доверенность на лицо, имеющее право от имени организации или ИП отправлять и получать корреспонденцию. Отдельно оформленной доверенности на отправку отчетности не требуется.
Вопрос № 2. Можно ли узнать, в какой стадии перемещения находится представленный по почте отчет?
Каждому отправлению присваивается свой уникальный номер. Отследить состояние отправленного по почте расчета можно по идентификатору, указанному на квитанции. Об отражении данных в базе ФСС предприятия получают информацию в личном кабинете фонда.
→ Отчетность в ФСС
Статья написана давным-давно
Последнее обновление — 16.06.2019 г.
Плательщики страховых взносов, производящие выплаты физическим лицам, перечисляют взносы и сдают отчетность в Фонд социального страхования.
Отчетность в ФСС сдают:
— организации;
— индивидуальные предприниматели с работниками.
Индивидуальные предприниматели без работников отчетность в ФСС не сдают.
Название отчетности, которую сдают плательщики — Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (Форма 4-ФСС).
Бланк Формы-4 ФСС
На сайте можно скачать как старые, так и новые формы-4 ФСС:
— скачать бланк Формы-4 ФСС от 07.06.2017 № 275 (новая форма
)
— скачать бланк Формы-4 ФСС от 19.03.2013 № 107н (старая)
— скачать бланк Формы-4 ФСС от 12.03.2012 № 216н (старая)
Сроки сдачи отчетности
Отчетность можно сдавать в бумажном виде, а можно в электронном.
Если отчетность сдается «на бумаге» — последний срок сдачи приходится на 20 число.
Если сдается в электронном виде — срок сдачи приходится на 25 число.
Таким образом, отчетность сдается:
— 1 квартал: до 20 апреля на бумаге (до 25 апреля в электронном виде);
— полугодие: до 20 июля на бумаге (до 25 июля в электронном виде);
— 9 месяцев: до 20 октября на бумаге (до 25 октября в электронном виде);
— год: до 20 января на бумаге (до 25 января в электронном виде).
Если крайний срок сдачи отчетности попадает на праздники или на выходные дни — срок сдачи переносится на следующий рабочий день.
Порядок сдачи отчетности в ФСС
Отчетность сдается налогоплательщиками в свой территориальный филиал Фонда социального страхования. Номер своего филиала можно найти в карточке, которую вам дали при регистрации в ФСС.
А как в Москве?
Московское отделение ФСС позволяет сдать отчетность в клиентских центрах — это здорово! Не надо ехать далеко, особенно, если сдаете отчеты в разные филиалы.
Адреса клиентских центров ФСС в Москве, где принимают отчеты всех филиалов:
- метро Дубровка (2-я улица Машиностроения, дом 11)
- метро Чкаловская (3-й Сыромятнический переулок, дом 3/9, строение 2)
- метро Перово (улица Кусковская, дом 9)
- метро Шаболовская, Тульская, Ленинский проспект (2-й Верхний Михайловский проезд, дом 9, строение 2)
- метро Авиамоторная (шоссе Энтузиастов, дом 21, строение 1, 2)
- метро Аннино (улица Дорожная, дом 60, корпус 3)
- метро Пролетарская (улица Марксистская, дом 34, корпус 7)
- метро Перово (Зеленый проспект, дом 13)
- г. Зеленоград (Зеленоград, корпус 2003)
Отчетность можно сдать несколькими способами, я расположил варианты сдачи отчетности в приоритетном (для меня) порядке.
Вариант № 1 — сдать лично отчетность в ФСС. Это самый лучший вариант сдачи отчетности. Когда вы лично присутствуете при сдаче отчетности, у вас есть возможность ответить на возможные вопросы инспектора, прокомментировать ту или иную строку в расчете. После сдачи у вас на руках остается экземпляр расчета Формы-4 ФСС со штампом инспектора. Минус данного варианта заключается в том, что вам придется потратить время, т.к. на сдачу может уйти от нескольких часов до целого дня, что довольно расточительно для бухгалтера. Поэтому в ФСС можно отправить умного помощника бухгалтера.
Вариант № 2 — отправить Форму 4-ФСС по телекоммуникационным каналам связи. Для сдачи отчетности в электронном виде у вас должен быть заключен договор с одним из операторов или непосредственно с филиалом Фонда социального страхования. Электронный способ сдачи отчетности удобен тем, что отчет можно сдать буквально в самый последний момент, даже в последний день в 23:59. Документом, подтверждающим сдачу отчетности, для вас будет подтверждение оператора о доставке. Минус данного варианта заключается в возможных технических сбоях при передаче данных, когда у вас на руках будет положительный отчет, а филиал ФСС получит информацию с ошибками.
Вариант № 3 — отправить Форму 4-ФСС по почте. Можно сказать, каждый бухгалтер пользовался данным способом сдачи отчетности: отправка отчета по почте прямо как палочка-выручалочка для зазевавшегося бухгалтера. Но пользоваться данным вариантом удобно не всегда: после получения вашего конверта с расчетом, сотрудники филиала ФСС вбивают цифры к себе в базу, что может привести к возможным опечаткам или ошибкам (т.к. в филиал одновременно приходят сотни писем за очень короткое время).
Я советую отправлять отчет по почте, если у вас:
а) нулевая отчетность в ФСС или
б) если опоздали с подготовкой отчета и у вас нет другого варианта.
Не рекомендую отправлять расчеты с заполненными разделами по почте, кроме как в качестве экстренного выхода. Конверт необходимо отправлять заказным письмом с описью вложения — подтверждающими документами для вас будут служить опись вложения и уведомление о вручении.
Адреса филиалов ФСС
Москва
Санкт-Петербург
Перечисление взносов в ФСС
Помимо сдачи отчетности, страхователи обязаны перечислять взносы в ФСС.
Раньше перечисляли два типа взносов:
— взносы в ФСС по временной нетрудоспособности и в связи с материнство
Потом государство провело модернизацию работы Пенсионного фонда, Фонда социального страхования и передало в налоговые инспекции обязанность по обслуживанию взносов по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
Отчетность по-прежнему сдается в ФСС.
Сейчас в ФСС перечисляют один тип взносов:
— взносы в ФСС по травматизму
Величина взносов по временной нетрудоспособности и в связи с материнство составляет 2,9% от зарплаты. Величина взносов по травматизму составляет от 0,2% до 8,5% от зарплаты. После того, как вы подтвердите свой основной вид деятельности , Фонд присвоит вашей организации класс профессионального риска , в соответствии с которым вы и будете перечислять процент.
На сайте работает калькулятор расчета налогов по зарплате . Попробуйте, это быстро и бесплатно!
Если отчетность сдается раз в квартал, то взносы подлежат перечислению в бюджет ежемесячно, до 15 числа следующего месяца. Т.к. взносы в ФСС относятся к зарплатным налогам , схема перечисления взносов выглядит так — допустим, сотрудникам начислена зарплата за май, тогда бухгалтерия до 15 июня должна успеть рассчитать размер взносов и перечислить в бюджет.
Штрафные санкции при сдаче отчетности в ФСС
За несвоевременную сдачу отчетности Фондом социального страхования установлен следующий размер штрафных санкций — 5 % суммы страховых взносов, начисленной к уплате за последние три месяца отчетного (расчетного) периода, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления, но не более 30 процентов указанной суммы и не менее 1 000 рублей (212-ФЗ, статья 46, часть 2).
За неуплату или неполную уплату сумм страховых взносов в результате занижения базы для начисления страховых взносов, иного неправильного исчисления страховых взносов или других неправомерных действий (бездействия) плательщиков страховых взносов влечет взыскание штрафа — 20 % от неуплаченной суммы страховых взносов (125-ФЗ, статья 19, пункт 1, абзац 5).
Многие бухгалтеры мучаются со сдачей отчетов в ФСС, а именно расчетной ведомости по средствам ФСС РФ (форма 4-ФСС). Ездят в фонды, тратят время и деньги на дорогу, стоят по несколько часов в очереди. А я не мучаюсь. Я сдаю отчеты почтой. Результат то один и тот же. Ведомость будет принята фондом и проведена, хоть вы сдадите ее лично, хоть по почте. Вы спросите: А можно ли сдавать отчеты ФСС почтой?
Да! можно.
Отправлять расчетную ведомость следует ценным письмом с описью и с уведомлением. Т.е. 1 экземпляр расчетной ведомости, 2 экз. описи Ф.107 и 1 простое уведомление. Уведомление не обязательно, но оно будет подтверждением что ваш отчет получили.
Что касается даты отправки — то тут вопрос спорный. Так как в налоговом кодексе прописано, что днем ее предоставления считается день отправки. Цитата: «НАЛОГОВЫЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ЧАСТЬ ПЕРВАЯ
Раздел V. НАЛОГОВАЯ ДЕКЛАРАЦИЯ И НАЛОГОВЫЙ КОНТРОЛЬ
Глава 13. НАЛОГОВАЯ ДЕКЛАРАЦИЯ
Статья 80. Налоговая декларация
4. Налоговая декларация (расчет) может быть представлена налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговый орган лично или через представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи… При отправке налоговой декларации (расчета) по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения…
»
Тем не менее в другом нормативном документе, а именно — «ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ РАСЧЕТНОЙ ВЕДОМОСТИ ПО СРЕДСТВАМ ФОНДА СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Ф. 4-ФСС РФ), УТВЕРЖДЕННОЙ ПОСТАНОВЛЕНИЕМ ФОНДА СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОТ 01.12.2003 N 130», написано следующее: «При отправке расчетной ведомости по почте заказным письмом дата отправки по почте считается днем представления в Фонд» .
Т.е. получается некое разногласие с налоговым кодексом. Но тем не менее лучше не рисковать и отправлять расчетную ведомость заранее. Оправляете один экземпляр, а факт сдачи подтверждает опись вложения (и только она!) с оттиском печати почты + квитанция почты.
Можно ли 4-ФСС отправить по почте - вопрос, интересующий многих бухгалтеров. Как правильно выбрать способ передачи отчетности, своевременно отчитаться в Соцстрах и избежать наложения штрафных санкций? Ответы на эти и другие вопросы - в нашем материале.
Форма 4-ФСС с 2017 года
С 2017 года обязанность по администрированию страховых взносов по нетрудоспособности и материнству возложена на налоговые органы. Эти взносы, так же как и взносы на ОПС и ОМС, начали подчиняться правилам НК РФ. Отчетность по ним стала единой, а способы ее сдачи теперь закреплены в ст. 80 НК РФ, которая при отправке расчета по почте требует сопровождать почтовое отправление описью вложения.
Подробнее о форме единого расчета по взносам читайте в этой статье .
Взносы на травматизм остались в ведении ФСС. Соответственно, сохранилась и обязанность представления страхователем расчетов по этим взносам в соцстрах. Действующая форма отчетности утверждена приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381.
Подробнее о форме 4-ФСС читайте .
Способы сдачи расчета 4-ФСС
Отчетность по форме 4-ФСС подается в соцстрах ежеквартально. Правила ее заполнения предусмотрены в том же в приказе № 381, которым утвержден бланк формы.
Сроки представления таковы: в электронном формате не позднее 25-го числа месяца, идущего после отчетного квартала, на бумаге — не позднее 20-го числа. Бумажный способ доступен страхователям, среднесписочное количество персонала которых не превышает 25 сотрудников.
Бумажный отчет может быть представлен:
- Через уполномоченного или законного представителя.
Законный представитель — руководитель компании или сам предприниматель. Уполномоченный представитель — физлицо или юрлицо, уполномоченное доверенностью представлять интересы страхователя в фонде.
Образец доверенности можно скачать в статье «Составляем доверенность в ФСС на сдачу отчетов - образец» .
- Через отделения почтовой связи.
Действующее законодательство не оговаривает права страхователя на подачу бумажного расчета почтой. Однако регламент приема документации работниками фонда (п. 40 приказа Минтруда и соцзащиты РФ от 05.11.2013 № 658н), а также сама форма отчетности и порядок ее заполнения (п. 5.17 приложения 2 к приказу № 381) предусматривают такую возможность.
Расчет необходимо направить в соцстрах ценным или заказным письмом. Для этого:
- Вложите расчет в конверт формата А-4.
- Составьте опись вложения в 2 экземплярах.
- Передайте незапечатанный конверт сотруднику почты для сверки сведений, указанных в описи с вложенными в конверт документами.
- Сохраните почтовый идентификатор, указанный на почтовой квитанции, и проконтролируйте получение конверта сотрудниками фонда на сайте Почты России.
Если по каким-то причинам расчет не дошел до адресата в положенные сроки и инспекторы ФСС начислили штрафные санкции, то своевременность отправки можно доказать, предоставив инспекторам сам расчет, квитанцию об отправке, опись вложения и уведомление о вручении (при наличии).
Образец оформления описи вложения для отправки письма почтой смотрите в материале «Как правильно составить опись документов - образец?» .
Можно ли отчитаться по почте, если среднесписочное количество работников превышает 25 человек
Действующее законодательство не допускает возможности предоставления отчетности в ФСС посредством почтовых отправлений теми страхователями, среднесписочная численность персонала которых за прошлый год превышает 25 сотрудников.
Чтобы подсчитать среднесписочное количество сотрудников для ведомости 4-ФСС, можно воспользоваться алгоритмом расчета, приведенным в рекомендациях по заполнению статистических форм, утвержденных приказом Росстата от 22.11.2017 № 772.
Среднесписочная численность работников для заполнения формы 4-ФСС рассчитывается в несколько этапов:
1. Подсчет среднесписочного количества всех работников за все дни каждого месяца прошлого расчетного периода.
2. Вычисление среднесписочной численности сотрудников, занятых неполный рабочий день за все дни месяцев рассчитываемого срока.
3. Расчет среднесписочной численности персонала за каждый отдельный месяц прошлого года.
4. Определение среднесписочного количества по сотрудникам с неполной занятостью за каждый отдельно взятый месяц.
5. Исчисление среднесписочной численности специалистов за полный календарный год.
Все вышеуказанные показатели подсчитываются в целых числах с округлением дробных значений.
Подробнее о том, как посчитать среднесписочную численность персонала узнайте в материале «Среднесписочная численность в расчете 4-ФСС (нюансы)» .
Однако в исключительных случаях, отправив расчет по почте, можно сэкономить на штрафах. Как правило, многие бухгалтеры отправку отчетности по телекоммуникационным каналам связи откладывают на самый последний момент. Но иногда случаются непредвиденные обстоятельства, не позволяющие передать расчет. Например, отключение света, интернета или непроконтролированное окончание действия электронного ключа.
В случае несдачи отчета в предусмотренные законодательством сроки плательщика взносов на травматизм ожидает штраф . Наказуемым является и несоблюдение электронного способа подачи отчетности (ст. 26.30 закона № 125-ФЗ).
Итоги
Бумажную форму расчета 4-ФСС можно предоставить в соцстрах лично, через уполномоченного представителя или посредством почтового отправления. В случае отправки 4-ФСС в территориальный орган фонда почтой необходимо оформить опись вложения. Датой сдачи расчета будет считаться дата отправки письма, указанная на оттиске штампа, проставляемого работниками почты на описи.